스티어링 안건 작성 - 현황 보고 대신 고를 문장을 첫 줄에

왜 17장을 읽고도 결정이 안 나오나

자료가 설명이면 위원은 청중이다. 고를 문장이 첫 줄에 있어야 위원이 된다.

진척 차트, 투입 현황, 이슈 목록 15장이 먼저 나오면 마지막 2장은 시간이 없다. 시간이 없는 칸에 결정을 넣어 두면, 그 칸은 다음 달로 미뤄진다.

PM이 현황을 잘 정리할수록 위원은 잘 들었다고 말하고 자리를 뜬다. 잘 들었다는 말은 권한이 움직인 기록이 아니다.

안건의 첫 줄은 고를 문장이다. 오픈을 2주 미룰지, 범위를 운영으로 이관할지, 임계경로 인력을 교체할지.

그 문장이 17장 뒤에 있으면 위원은 이미 다음 일정으로 몸이 기울어 있다. 자료를 줄이라는 요청이 반복되는 이유는 장수가 많아서가 아니다.

고를 것이 뒤에 있어서다.

안건 한 장에 무엇을 넣나

선택지 두세 개, 각 선택지의 일정과 공수 영향, 권고안. 현황 차트는 첨부다.

한 장에 네 칸이면 현장이 버틴다. 지금 막힌 한 줄, 고를 선택지, 선택지별 종료일 영향, 수행과 발주 PM의 권고.

현황 차트는 첨부로 내린다. 첨부만 읽고 온 위원이 있으면 그 위원에게 한 장을 먼저 보낸다.

회의 시작 10분에 차트를 다시 읽으면 선택지는 또 뒤로 간다. WBS에서 여유일 0인 줄이 이번 선택지에 걸려 있는지만 한 장에 남긴다.

여유일이 있는 줄을 같이 올리면 안건은 다시 목록이 된다. 목록을 고르는 자리는 스티어링이 아니다.

주간회의다. 주간회의에서 못 고른 줄만 위원회로 올린다.

못 고른 이유가 권한 부족이 아니면, 그 줄은 위원회 안건이 아니다.

선택지가 하나면 안건인가

아니다. 하나만 있으면 승인을 요청하는 보고다. 거절했을 때의 영향이 있어야 선택이다.

인력 3명 증원을 승인해 달라는 한 줄은 선택지가 아니다. 위원이 고를 수 있는 거절이 빠졌다.

거절하면 오픈이 몇 주 밀리는지, 범위를 이관하면 공수가 어디서 빠지는지를 옆에 적는다. 증원, 이관, 일정 조정.

세 길이 있어야 위원회가 고른다. 길이 하나면 승인은 형식이고, 나중에 그 형식 승인이 모든 초과를 정당화한다.

PMBOK의 원가와 일정 기준선이 현장에서 하는 일은, 선택지 옆에 기준선이 얼마나 움직이는지를 한 줄로 남기는 일이다. 숫자가 거친 추정이어도 칸이 있는 편이, 칸이 없는 17장보다 결정을 남긴다.

칸이 없으면 회의록은 보고드렸음으로 끝난다.

결정을 회의록 어디에 남기나

선택지 번호와 영향 일수를 같은 문장에 남긴다. 논의한 내용은 첨부로 내린다.

회의록이 발언 요약이면 다음 달에 같은 안건이 다시 올라온다. 남길 문장은 짧다.

선택지 2번, 오픈 2주 이관, 범위 A는 운영 개선. 이 문장이 회의록 첫 줄이다.

발언 요약은 뒤에 둔다. 첫 줄이 없는 회의록은 참석 명단이다.

참석 명단으로는 수행사가 다음 주를 못 움직인다. 결정 문장에 후속 주인과 다음 확인 주를 붙인다.

주인이 위원회 자체로 남아 있으면, 실행은 한 달을 기다린다. 월 1회 자리의 결정은 주 단위 주인에게 내려야 그날부터 보드가 바뀐다.

내려가지 않은 결정은 슬라이드 안의 결정이다.

발주 위원이 현황만 원할 때

현황 한 장과 결정 한 장을 분리해 보낸다. 한 파일에 섞으면 현황만 읽힌다.

공공과 대기업 위원은 투입과 진척을 보고 싶어 한다. 그 요구를 거절할 필요는 없다.

파일만 나눈다. 현황 한 장, 결정 한 장.

회의 초대 제목에 오늘 고를 문장을 그대로 넣는다. 제목이 3월 현황이면 위원은 현황을 들으러 온다.

제목이 오픈 2주 이관 여부면 고를 준비를 하고 온다. 준비 없이 들어온 자리에서 선택지를 처음 보여 주면, 위원은 자료를 더 달라고 한다.

더 달라는 말은 이번 달 결정을 피하겠다는 말에 가깝다. 피한 달은 임계경로에 고스란히 더해진다.

더해진 주는 안정화 기간을 잠식한다.