회의록을 얼마나 빨리 올려야 하나

끝나기 전에 결정 표를 읽고 그 표가 회의록이 되게 한다. 반나절 뒤 정리는 이미 다른 기억이다.

안건이 많은데 결정 표만 남기면 맥락이 없지 않나

맥락은 첨부로 둔다. 다음 주 안건은 미닫힘 줄만 가져온다. 본문 서사와 실행 칸을 한 파일에서 같은 무게로 두면 서사만 읽힌다.

오너가 자리에 없을 때 결정을 받아 두어도 되나

대리가 권한이 있고 본인 확인 날짜를 같이 적을 때만 된다. 확인 없는 대리는 복귀 후 재논의가 된다.

같은 안건이 반복되면 에스컬레이션하나

두 번째에 오너와 기한을 박고, 기한을 넘긴 세 번째는 직위를 올린다. 세 번째에도 논의만 하면 기록 실패가 습관이 된다.

주간회의록 결정 기록, 액션 오너 - 논의만 남기면 같은 안건이 돌아오는 이유

같은 안건이 주간회의 세 번째에 올라오면, 그 회의는 이미 결정을 안 남긴 자리다. 논의가 길수록 회의록은 두꺼워지고, 다음 주에 다시 읽는 문장은 짧아진다. 누가, 언제까지, 무엇을 하기로 했는지가 없으면 액션은 분위기만 남긴다. 분위기는 출근하지 않는다. 결정 한 줄과 오너와 기한을 같은 칸에 안 박으면, 에스컬레이션도 늦고 변경도 구두가 된다. 주간회의를 짧게 만드는 것은 안건 수가 아니다. 닫히지 않은 결정을 다음 주로 못 넘기는 규칙이다. 세 번째 같은 안건은 이슈가 아니라 기록 실패다. 회의록을 보고서로 쓰지 말고 결정 장부로 쓰는 칸을 적는다.

남긴 것	다음 주에 일어나는 일	칸에 적을 것
논의 요약 세 쪽	제목만 읽고 다시 논의	결정 문장 한 줄
팀 이름 오너	숙제 없는 줄	사람 이름
기한 없음	증발 후 세 번째 안건	날짜와 산출물
끝나고 정리한 기록	기억 싸움	자리 마지막에 읽은 표
구두 변경 수용	공수 없는 코드 수정	변경 초안과 CCB 날짜

주간회의록이 보고가 아니라 장부가 되는 칸

같은 안건이 세 번 올라오면 회의가 긴 건가?

아니다. 지난 주의 논의가 결정으로 안 바뀐 것이다. 긴 회의록은 다음 주 기억을 줄인다.

회의를 90분으로 늘리면 안건이 줄어들 것 같다. 실제로는 발언만 늘고 닫히는 줄은 그대로다.

지난 주 회의록이 논의 요약 세 쪽이면, 다음 주에 읽는 사람은 제목만 본다. 제목만 보면 그 안건은 새로운 논의가 된다.

PM이 주간회의를 상황 공유로 열면, 공유는 끝나도 일은 안 시작한다. 상황 공유의 끝은 결정 한 줄이다.

결정이 없으면 공유는 보고다. 보고만 있는 회의록은 완료보고서에나 어울린다.

주간 자리는 아직 끝나지 않은 일을 닫거나 미루는 자리다. 미루려면 미룬다는 결정과 다시 보는 날짜가 있어야 한다.

날짜 없이 보류는 보류가 아니라 증발이다. 증발한 안건이 세 번째에 같은 얼굴로 돌아온다.

결정 줄에 무엇을 박나?

문장, 오너 이름, 기한, 산출물. 네 칸이 없으면 그 줄은 논의 메모다.

연계 건은 계속 챙기자는 문장은 결정이 아니다. 기관 담당에게 공문을 목요일까지 보내고, 회신 여부를 금요일 오전에 주간 보드에 올린다.

이 문장에는 누가, 언제까지, 무엇이 보인다. 산출물은 공문 번호나 보드 칸이다.

산출물이 없으면 오너는 챙겼다고 말하고, 발주사는 안 보였다고 말한다. 둘 다 맞다.

보인 물건이 없다. 회의록 본문을 줄이고 결정 표를 늘린다.

본문에 분위기와 발언을 적고 싶으면 첨부한다. 첨부된 분위기는 감사 추적용이다.

다음 주 안건은 표의 미닫힘 줄만 가져온다. 미닫힘 줄이 다섯을 넘기면 새 안건을 넣지 않는다.

넣는 순간 여섯 번째도 세 번째가 될 후보다.

오너가 회의 자리에 없으면?

그 안건은 결정하지 않는다. 대리 오너와 확인 기한을 적거나, 다음 주로 공식 이월한다.

오너 없는 결정의 주인은 나중에 회의 자리의 공기가 된다. 공기는 실행하지 않는다.

담당자가 휴가이거나 외근이면, 그 줄은 오늘 닫히지 않는다. 닫히지 않는다는 사실을 표에 적는다.

대리자가 권한을 받아 결정하면 대리 이름과 본인 확인 날짜를 같이 적는다. 확인 날짜 없는 대리는, 본인이 복귀해서 다시 논의하는 줄이 된다.

다시 논의가 세 번째 얼굴이다. Risk(위험)로 올릴 만큼 기한이 빠듯하면, 오너 부재 자체를 위험 한 줄로 남긴다.

사람 이름을 못 박는 안건을 팀 이름으로 적는 버릇이 있다. 팀 이름은 오너가 아니다.

팀이 여섯이면 그 줄은 아무도 숙제가 아니다. 숙제가 아닌 줄은 다음 주 제목만 남긴다.

구두 합의를 회의록이 못 이기면?

회의가 끝나기 전에 표를 화면으로 읽는다. 끝난 뒤 정리한 회의록은 이미 다른 기억이다.

끝나고 정리해서 올리겠다는 회의록은 반나절이 지난다. 반나절 사이 참석자는 자기가 한 말을 더 나은 결정으로 기억한다.

더 나은 기억들이 모여 다음 주에 그때 그런 뜻 아니었는데가 된다. 회의 마지막 10분에 결정 표를 공유 화면에 띄우고 한 줄씩 읽는다.

이의가 있으면 그 자리에서 칸을 고친다. 이의가 없으면 그 표가 회의록이다.

본문 서사는 선택이다. 표는 필수다.

변경관리 안건이 구두로 수용되면, 그 구두는 변경서가 아니라 분위기다. 분위기 수용은 공수와 재시험이 비어 있다.

빈 수용을 회의 표에 변경 초안으로 올리고, CCB 날짜를 기한 칸에 넣는다. 넣지 않으면 개발자는 이미 코드를 고친다.

다음 주로 못 넘기는 안건은?

여유일 0인 줄, 검수 시나리오, 오픈 범위. 이 세 종류는 보류 칸이 아니라 그날 결정 칸이다.

모든 안건을 그날 닫을 필요는 없다. 반대로 어떤 안건은 보류가 곧 지연이다.

임계경로 작업의 담당 교체, 검수에서 뺄지 넣을지, 오픈에 넣을지 운영으로 보낼지. 세 종류를 다음 주로 넘기면 그 한 주가 안정화를 먹는다.

못 넘기는 안건은 회의 시작 때 표시한다. 표시가 없으면 쉬운 안건부터 이야기하다 90분이 끝난다.

쉬운 안건은 원래 메일로도 닫힌다. 못 넘기는 줄을 앞에 두면 회의는 짧아진다.

짧아지는 이유는 안건이 줄어서가 아니라, 결정을 미루는 비용이 보이기 때문이다. 비용이 보이는 자리는 발언이 줄고 칸이 채워진다.

칸이 채워진 회의록은 다음 주에 읽힌다. 읽히는 회의록이라야 세 번째 얼굴이 안 생긴다.