SI 일정 지연 통보 남기기 - 구두 합의와 기성 청구가 어긋날 때

주간회의에서 밀린다고 말한 게 통보인가

아니다. 통보는 수신 주체, 지연 일수, 원인 구분, 종료일 영향이 한 장에 남은 문서다.

주간보고 본문에 일정 리스크라고 적어 두면 마음이 놓인다. 그 문장은 상태 보고이지 통보가 아니다.

통보가 되려면 누가 받았는지가 보여야 한다. 회의 참석자 명단은 수신 증명이 되기 어렵다.

그 주에 자리에 없던 현업 팀장은 나중에 못 들었다고 말할 수 있다. WBS에서 여유일 0인 줄이 잔여를 넘긴 주가 통보를 검토할 주다.

그 주를 넘기면 통보는 사후 설명이 된다. 사후 설명은 기성에서 을의 변명으로 읽힌다.

변명으로 읽히기 전에, 원인과 일수를 한 장으로 보낸다.

지연 통보를 넣는 시점은 언제인가

임계경로 잔여가 버퍼를 삼킨 주다. 오픈을 못 지키는 게 확실해진 달이 아니다.

오픈 한 달 전에 보내는 통보는 이미 늦다. 그때는 일정을 논하는 게 아니라 책임을 논한다.

넣을 시점은 Risk(위험)로 올린 줄이 대응 기한을 넘긴 주다. 외부 연계 회신이 두 주째 없고, 그 줄이 임계경로면 그 주에 보낸다.

원인이 발주 측 확인 지연이면 그 사실을 날짜와 요청 횟수로 적는다. 원인이 수행 측 공수 오판이면 그것도 숨기지 않는다.

숨긴 원인은 나중에 상대 원인으로 둔갑한다. 둔갑한 문서는 양쪽 법무가 읽는다.

법무가 읽기 전에 사업팀이 숫자를 고정해야 한다.

통보문에 빠지면 기성에서 다투는 칸

영향 작업, 종료일 증분, 흡수 가능 여부, 기성 대상 산출물. 네 칸이 없으면 청구서가 싸움이 된다.

지연했습니다라는 문장만 있는 공문은 기성 심사에서 아무 칸도 못 채운다. 심사자가 묻는 것은 이번 기성 구간의 산출물이 나왔느냐다.

산출물은 나왔는데 종료일만 밀린 경우와, 산출물 자체가 빠진 경우는 청구 근거가 다르다. 영향 받는 작업을 WBS ID로 적고, 종료일이 며칠 늘어나는지, 그 분을 범위 조정으로 흡수할 수 있는지, 이번 기성에서 빼는 산출물이 있는지를 칸으로 둔다.

변경관리 안건과 같은 주에 보내면 통보와 변경이 한 이야기로 읽힌다. 따로 보내면 지연은 수행 책임, 변경은 별건이 된다.

별건이 된 지연은 지체상금 칸으로 미끄러진다.

발주가 수신을 미루면 어떻게 남기나

발송 시각, 채널, 재발송, 미수신 시 일정 영향. 수신 도장이 없어도 발송 기록은 남는다.

공문을 받으면 일정이 기정사실이 되니 수신을 미루는 조직이 있다. 미루는 상대를 원망하는 메일만 쌓이면 나중에 둘 다 증거가 빈약하다.

계약에 정한 채널로 보내고, 같은 날 사업 담당 메일과 형상관리 게시판에 올린다. 수신이 없으면 재발송 날짜를 본문에 적고, 미수신이 계속되면 종료일 영향이 며칠 더 는다는 문장을 세 번째 발송에 넣는다.

세 번째까지 도장이 없어도 발송 시각은 남는다. 그 시각이 기성 분쟁에서 을이 침묵했다는 주장을 막는다.

침묵한 것은 수신이지 발송이 아니다.

통보 뒤에 WBS는 무엇을 고치나

종료일만 밀지 않는다. 여유일, 산출물 확인 주체, 다음 기성 구간을 같이 고친다.

통보만 나가고 WBS가 예전 날짜면 주간회의는 또 같은 질문을 한다. 여유일이 마이너스가 된 줄의 담당과 확인 주체를 고친다.

다음 기성 구간에 못 넣는 산출물은 청구 목록에서 내린다. 내린 줄을 안 고치면 기성 서류와 진척 보고가 서로 다른 종료일을 본다.

서로 다른 종료일은 지연 통보를 없던 일로 만든다. 고친 WBS 버전과 통보 문서 번호를 주간보고 첫 줄에 나란히 적는다.

나란히 적힌 두 숫자가 그 주의 일정이다. 숫자 없이 노력 중입니다만 남은 주는 아직 통보 전이다.